機(jī)關(guān)單位是國(guó)家單位中最為重要的組成部分，檔案管理工作是否規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于其內(nèi)部管理非常重要，是機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的必由之路。近些年來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步已經(jīng)成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量，機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范化程度也逐漸提升。現(xiàn)對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行分析，探索提升檔案管理規(guī)范化的有效策略，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)單位更好發(fā)展。
隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的檔案管理問(wèn)題比較嚴(yán)重，例如觀念落后、管理方式滯后等，這對(duì)機(jī)關(guān)單位的日常工作產(chǎn)生了較大的影響。由于檔案的數(shù)量增加，但管理的效率逐漸下降，從而對(duì)機(jī)關(guān)單位造成了較大的影響。因此，需要重點(diǎn)推進(jìn)檔案事業(yè)管理的規(guī)范化，通過(guò)科學(xué)有效的方式來(lái)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。
一、檔案管理規(guī)范化的重要性分析
檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中重要性不言而喻，當(dāng)前，檔案管理的規(guī)范化程度會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)單位的管理能力產(chǎn)生較大的影響，檔案管理水平高低也能夠顯現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)管理能力的高低，對(duì)整個(gè)單位的運(yùn)行和發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生影響，基于此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理的規(guī)范化程度對(duì)于提升檔案管理意識(shí)意義重大。在當(dāng)前市場(chǎng)發(fā)展形勢(shì)不斷變化下，有效的檔案管理方式能夠在一定程度上推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為機(jī)關(guān)單位注入競(jìng)爭(zhēng)力。檔案管理包括機(jī)關(guān)單位整體的發(fā)展脈絡(luò)，涉及單位的成果，其中員工自身的履歷資料對(duì)于單位的發(fā)展比較重要，能夠?yàn)槠涮峁﹨⒖嫉囊罁?jù)。
二、歸檔文件整理的規(guī)范程序
歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等，使之有序化的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用整理流程。具體來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)文件的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、裝盒、排架。與之相對(duì)應(yīng)，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等。一般要求在整個(gè)整理流程中，組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用整理流程，亦即歸檔文件整理的一般要求。
1、送領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件要篩選重要的。由于收文登記的文件較多，文件內(nèi)容、保存價(jià)值也不盡相同，如件件都送領(lǐng)導(dǎo)人批辦，必然使領(lǐng)導(dǎo)人在文書(shū)處理上花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間和精力，還會(huì)形成文件的積壓。因此我們?cè)谑瘴牡怯浐髮?duì)來(lái)文進(jìn)行“篩選”，對(duì)一些局部的具體業(yè)務(wù)的文件，直接送各有關(guān)科室承辦。對(duì)一些全局性的、方針政策性的文件，及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)人批辦，做好文件的平時(shí)歸卷工作，可以加強(qiáng)對(duì)文件的日常管理，有利于負(fù)責(zé)同志及時(shí)閱批，掌握工作發(fā)展的情況，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)工作的領(lǐng)導(dǎo)。
2、做好發(fā)文處理程序中的核稿、印刷、存檔工作，在對(duì)文稿的核稿過(guò)程中，我們根據(jù)要求，認(rèn)真進(jìn)行核稿，并逐一修正。如發(fā)現(xiàn)有不符合要求的文稿一律退回重發(fā)。從而保證了文件的質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)人員簽發(fā)打下良好的基礎(chǔ)。文件是形成檔案的基礎(chǔ)，在繕印過(guò)程中，我們力求做到文字準(zhǔn)確，字跡清晰，頁(yè)面整潔美觀，符合統(tǒng)一的體式。
3、做好文件的平時(shí)歸卷工作。做好文件的平時(shí)歸卷工作，可以加強(qiáng)對(duì)文件的日常管理，防止散失堆積，提供平時(shí)的借閱利用，為年終立卷歸檔打好基礎(chǔ)。我們于每年年初，按組織機(jī)構(gòu)和文件內(nèi)容擬訂歸卷類(lèi)目，并隨時(shí)增補(bǔ)修改。使文件歸卷于檔案柜，在每個(gè)檔案柜上標(biāo)明類(lèi)目編號(hào)。在文件辦理完畢后，對(duì)號(hào)入座，歸入有關(guān)類(lèi)目的文件盒內(nèi)。對(duì)沒(méi)有查考價(jià)值無(wú)緝歸檔的文件材料，單獨(dú)存放，年終抄目錄銷(xiāo)毀。
4、抓好文書(shū)收發(fā)處理工作，是保證檔案安全完整的重要環(huán)節(jié)，文件的保管和收集工作的好壞，直接關(guān)系到檔案的齊全與完整。逐步建立健全了從文件收發(fā)登記到送批、運(yùn)轉(zhuǎn)傳遞、承辦督辦，直至清退立卷歸檔、文件銷(xiāo)毀等一整套規(guī)章制度，切實(shí)抓好來(lái)文的登記管理，基本做到到“三快、兩準(zhǔn)、兩定”即登記快，送批快，傳遞快；處理準(zhǔn)確，分發(fā)準(zhǔn)確；定時(shí)催辦，定時(shí)清退。使現(xiàn)行文件的管理得到加強(qiáng)，對(duì)保證外來(lái)文件的齊全起了有效作用。
5、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一，在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問(wèn)題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書(shū)處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。
三、推進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略
1、升級(jí)檔案管理方式。當(dāng)前機(jī)關(guān)單位工作比較繁忙，因此會(huì)在工作當(dāng)中運(yùn)用到大量的數(shù)據(jù)，例如檢查企業(yè)是否更新了全新的生產(chǎn)方式等問(wèn)題，這就需要調(diào)取數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行分析和研究。如果利用信息化的檔案管理方式就能夠?qū)υ械臄?shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)取，提升管理的效果。另外，檔案材料的種類(lèi)比較多樣，在管理檔案的過(guò)程當(dāng)中，機(jī)關(guān)單位的工作人員要做好檔案的維護(hù)工作，例如通過(guò)查殺病毒、數(shù)字化掃描等方式來(lái)保護(hù)檔案的安全性不被惡意侵犯，對(duì)于十分重要的檔案資料要進(jìn)行備份。因此需要在管理檔案的過(guò)程中實(shí)施信息化，以此來(lái)提升管理效率。
2、提升檔案管理的意識(shí)。檔案管理的工作不會(huì)創(chuàng)造出直接利益，但是能夠提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。檔案對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作來(lái)說(shuō)能夠起到較好的輔助作用，調(diào)取檔案的效率高就能夠系統(tǒng)性的排查重點(diǎn)工作。另外，可以利用信息化的方式來(lái)存儲(chǔ)一些不便于紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)和穩(wěn)健，再進(jìn)行調(diào)取時(shí)也十分便利，提升效率。基于此，機(jī)關(guān)單位要注重落實(shí)檔案管理的信息化，宣傳信息化的優(yōu)勢(shì)，改變事業(yè)單位相關(guān)人員的傳統(tǒng)觀念。
3、理順管理體制。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和員工要改變對(duì)檔案管理的舊有觀念，提升對(duì)檔案管理的重視度。在挑選人員時(shí)，要選擇能力出眾、責(zé)任感較強(qiáng)的員工來(lái)進(jìn)行管理。雖然檔案管理工作具有基礎(chǔ)性，但是對(duì)于細(xì)節(jié)十分注重，因此要求工作要嚴(yán)謹(jǐn)，不能夠發(fā)生任何差錯(cuò)。與此同時(shí)，要根據(jù)單位的具體情況制定出管理制度，并在實(shí)際中不斷進(jìn)行完善，將管理檔案的責(zé)任進(jìn)行落實(shí)，這樣才能夠避免發(fā)生互相推卸工作和責(zé)任的情況，提升檔案管理的有效性。另外，需要通過(guò)不同的培訓(xùn)方式來(lái)提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作技能，上級(jí)部門(mén)在考核的過(guò)程中要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的考核，提升部門(mén)工作的責(zé)任心。
4、普查案卷。在檔案當(dāng)中也會(huì)存在很多價(jià)值比較小，或者對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作沒(méi)有幫助的檔案，這些檔案在制作的過(guò)程當(dāng)中十分粗糙，會(huì)加大工作量，對(duì)資源也會(huì)造成一定的浪費(fèi)。因此，要定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，保留價(jià)值較高的檔案，這是加強(qiáng)檔案管理最為重要的工作。檔案部門(mén)要根據(jù)自身情況對(duì)檔案合理有效地進(jìn)行分類(lèi)，定期進(jìn)行清理，將價(jià)值無(wú)用的檔案資料清理掉，這樣才能夠提升檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)信息化管理的效果。
5、對(duì)分類(lèi)號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一。在檢索計(jì)算機(jī)的過(guò)程當(dāng)中，需要根據(jù)檔案的分類(lèi)號(hào)來(lái)進(jìn)行。因此，制作分類(lèi)號(hào)的優(yōu)良對(duì)于計(jì)算機(jī)檢索的效率和結(jié)果都會(huì)產(chǎn)生較大的影響。為了提升檢索的有效率，檔案管理人員需要在分類(lèi)的過(guò)程當(dāng)中嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，另外，還需要根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)劃分，提升檔案自身的利用價(jià)值。另外，在進(jìn)行分類(lèi)的過(guò)程當(dāng)中，要提升分類(lèi)的審查力度，對(duì)不合理的分類(lèi)及時(shí)地進(jìn)行糾正，并且要組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一認(rèn)知。盡量將前后標(biāo)引一致，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)和效果。
四、當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理存在的問(wèn)題分析
1、管理滯后。當(dāng)前很多機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案管理的重視程度不足，并且在管理的方式上十分落后，將紙質(zhì)檔案進(jìn)項(xiàng)分類(lèi)后放入指定的場(chǎng)所。在需要用到相關(guān)文件時(shí)再進(jìn)行查閱，效率比較低。這種管理方式是以往檔案管理當(dāng)中采取的主要方式。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，工作的內(nèi)容逐漸精細(xì)化，檔案的數(shù)量也明顯提升，傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低下，這會(huì)對(duì)整個(gè)單位的工作效率都產(chǎn)生較大的影響。因此事業(yè)單位檔案管理的方式要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不能夠停滯不前，因此需要實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，以此來(lái)提升檔案化管理的實(shí)際效率。
2、對(duì)檔案管理的認(rèn)知水平不足。當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)將一些實(shí)際的工作作為核心任務(wù)，對(duì)檔案管理的認(rèn)知不足，因此在實(shí)際的工作當(dāng)中比較松懈，很多機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案的管理工作，認(rèn)為這種工作對(duì)于單位的發(fā)展毫無(wú)幫助。基于此，在安排人員時(shí)以一線工作為主，會(huì)將一些年齡較大或者水平不足的員工來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，這些員工的工作熱情較低，工作能力也不足，難以在實(shí)際的管理工作當(dāng)中投入自身全部精力。與此同時(shí)，上級(jí)部門(mén)在進(jìn)行考核的過(guò)程當(dāng)中不會(huì)考核檔案管理工作，這就導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作的積極性下降。另外，工作人員在填寫(xiě)檔案的過(guò)程當(dāng)中存在字跡潦草、內(nèi)容簡(jiǎn)單的情況，降低了檔案存在的價(jià)值，不能夠?qū)?shí)際的工作帶來(lái)幫助。
3、檔案管理的科學(xué)水平比較低。信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步使其在各個(gè)行業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位也應(yīng)該利用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)水平。機(jī)關(guān)單位需要利用信息技術(shù)的自身特點(diǎn)建立文檔和辦公信息一體化的電子檔案。通過(guò)電腦來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行修改、保存以及運(yùn)輸。這對(duì)于檔案的管理技術(shù)和模式也是一次挑戰(zhàn)，雖然電子檔案自身優(yōu)勢(shì)十分顯著，但是由于容易受到入侵和破壞，這會(huì)造成檔案的丟失，造成重大損失，因此電子檔案的安全和穩(wěn)定也是檔案管理工作需要解決的問(wèn)題。
綜上所述，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理逐漸開(kāi)始以電子文件作為載體，從而實(shí)現(xiàn)其信息化。這種檔案管理的方式記錄的內(nèi)容更加豐富，自身的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度更高，能夠解決傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中應(yīng)用文字等方式存儲(chǔ)檔案的弊端，是檔案管理方式的進(jìn)一步升級(jí)。提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是未來(lái)的趨勢(shì)，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提升對(duì)于檔案管理的重視程度，制定出科學(xué)有效的管理模式，提升檔案管理的質(zhì)量和水平，從而適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求。
（簽發(fā)人：盧桂芳 核稿人：高立秀 撰稿人：黃金鼎）